UNIDAD 1
INTRODUCCIÓN AL ESTUDIO DE LA ADMINISTRACIÓN
La administración era un sistema de organización basado en el intercambio de productos. Los aztecas contaban con numerosos provincias tributarias y las conquistas de otros pueblos. Los aztecas crearon un imperio con provincias tributarias. Durante la colonia se importan las técnicas de administración colonial.
Conceptos.La administración es el esfuerzo coordinado de un grupo social para obtener un fin con la mayor eficacia y el menor esfuerzo posible.Coordinación de recursos a través del proceso de planeación, dirección y control.Es un proceso cuyo objeto es la coordinación eficaz y eficiente de los recursos de un grupo social para lograr sus objetivos, con la máxima productividad eficiencia y calidad.
Elementos del concepto:
OBJETIVO: La Administración siempre está enfocada a lograr fines o resultados.
EFICACIA: Lograr los objetivos satisfaciendo los requerimientos del producto o servicio (cantidad o tiempo).
EFICIENCIA: Lograr los objetivos garantizando los recursos disponibles al mínimo costo y con la máxima calidad.
GRUPO SOCIAL: Para que la Administración exista debe de estar dentro de un grupo social.
COORDINACIÓN DE RECURSOS: Se requiere combinar, sistematizar y analizar los diferentes recursos que intervienen en el logro de un fin común.
PRODUCTIVIDAD: Es la obtención de los máximos resultados con el mínimo de recursos en términos de eficacia y eficiencia.
Importancia de la Administración.Algunos argumentos que fundamentan la importancia de esta disciplina son los siguientes:
1.- Con la universalidad, se demuestra que la Administración es imprescindible para el funcionamiento adecuado de los organismos sociales.
2.- Simplifica al trabajo al establecer principios, métodos y procedimientos, para lograr mayor rapidez y efectividad.
3.- La productividad y eficacia de cualquier empresa está en dirección directa con la aplicación de la administración.
4.- A través de sus principios la Administración contribuye al bien estar de la comunidad, ya que proporciona alimentos para aprovechar los recursos al máximo, mejorando las relaciones humanas y el empleo.
La Administración como ciencia, técnica y arte.La Administración al ser interdisciplinaria, se fundamenta y relaciona con diversas ciencias y técnicas.
CIENCIA: ES un conjunto de conocimientos ordenados y sistematizados, de validez universal, fundamentados en una teoría referente a verdades generales.
TÉCNICA:Es el conjunto de instrumentos, reglas, procedimientos y conocimientos, cuyo objetivo es la aplicación utilitaria.
ARTE:El arte es el conjunto de técnicas y teorías cuyo objetivo es causar un placer estético a través de los sentidos. También se dice de la virtud habilidad o disposición para hacer bien una cosa.
Características de la Administración.Universalidad: existe en cualquier grupo social y es susceptible de aplicarse en muchos lugares.Valor Instrumental: la administración es un medio para lograr un fin y no un fin en sí misma obteniendo resultados.Unidad Temporal: la administración es un proceso dinámico en el que todas sus partes existen simultáneamente.Amplitud de Ejercicio: se aplica a los niveles o subsistemas de una organización formal.
ESPECIFICIDAD: la administración tiene características propias y no puede confundirse con otra disciplina.Interdisciplinariedad: la administración se relaciona con las ciencias y técnicas relacionadas con la eficiencia en el trabajo.Flexibilidad: la administración se adapta a cada grupo social (principios administrativos). Relación de la administración con otras ciencias.
DISIPLINAS TÉCNICAS.Ingeniería Industrial.Es el conjunto de conocimientos cuyo objetivo es el óptimo aprovechamiento de los recursos del área productiva y está muy ligada a la administración.Contabilidad.Registra y clasifica los movimientos financieros de una empresa informando e interpretando los resultados de la misma. Es un auxiliar en la toma de decisiones.Cibernética.Es la ciencia de la información y del control en el hombre y la maquina, aplicándose en los procesos productivos y en el campo de la administración.Ergonomía.Estudia la inter relación entre las maquinas, instrumentos, ambiente de trabajo y el hombre, observando la eficacia de estos.
CIENCIAS EXACTAS.Matemáticas.Ha permitido grandes avances en la administración principalmente en las etapas de planeación y de control.
CIENCIAS SOCIALES.Sociología.Estudia el fenómeno social, la sociedad y la dinámica de sus estructuras. Muchos principios administrativos fueron tomados de esta ciencia.Psicología.Estudia los fenómenos de la mente humana, sus facultades, comportamiento y operaciones. La psicología industrial estudia el hombre en el trabajo.Derecho.Conjunto de ordenamientos jurídicos que rigen a la sociedad. Delimita la acción de la Administración sin afectar los derechos de terceros.Antropología.Estudia al hombre, su cultura y su desarrollo en la sociedad. Proporciona conocimientos sobre el comportamiento del hombre.Economía.Estudia las leyes y relaciones que tienen los hombres en la producción, distribución y consumo de los bienes y servicios.
Administración pública, privada y mixta.Administración pública:Es la ejecución y la observancia de la política gubernamental, según ha sido delineada para autoridades competentes, y por lo tanto, a ella conciernen los problemas, poderes, organización y técnicas que lleva implícita de las leyes y políticas formuladas por la dependencia gubernamentales encargadas de ellos. La administración pública es la ley en acción: es la parte ejecutiva del gobierno.En consecuencia significa primordialmente las labores de las empresas civiles que se encarga, por mandato legal de tramitar los trabajos públicos que se les han asignado. Sin embargo, los negocios públicos pueden abarcar ámbitos políticos distintos y en esa forma la administración pública puede ser de carácter internacional o nacional; puede ser de tipo federal o central, estatal o departamental, municipal o urbana. Puede abarcar también las actividades de tipo legislativo, puesto que existe mucho de administración en la elaboración de las leyes. Abarca así mimo las funciones de las cortes en su papel de administradores de la justicia; a las oficinas civiles y militares que dependen directamente o no del ejecutivo etc. En esta forma la administración pública puede ser de la rama ejecutiva, de la rama legislativa, de la rama judicial, de la rama militar, etc.Por lo que respeta a la actividad específica de la aplicación, podría a su vez, referirse a administración de personal, de presupuesto, de materiales, financiera, etc.La administración concentra su estudio en aquellos aspectos de organización, procedimientos y método que son comunes a la mayoría de las oficinas administrativas. La aplicación del cuerpo de conocimiento de ésta disciplina a cualquier función especial como, la de salubridad puede conducirnos desde el nivel municipal al estatal, al nacional y aún al internacional.Puede tener idénticos problemas en áreas diferentes, como salubridad, educación o comunicaciones o puede ir de una función gubernamental como el arresto y detención de un delincuente, a una cuasi-gubernamental o cuasi-comercial, como la atención de una planta eléctrica.Administración privada:Concierne a las actividades de los particulares y en todos sus ordenes y es, por tanto, también muy amplia. La industria es, la ilustración mas evidente de la administración privada, pero también la encontramos altamente desarrollada en los organismos eclesiásticos, los colegios y las instituciones privadas de beneficencia.Puede ser, de tipo internacional, como ciertas sociedades de carácter cultural, político y social, y los consorcios y carteles que se van más allá de las fronteras de un país. Puede ser también de tipo nacional, regional o local.Pude ser bancaria, industrial comercial, agrícola, etc.Administración mixta:La administración mixta o cuasi-pública se refiere a las actividades de aquellos organismos que están bajo jurisdicción tanto del poder público como del sector privado, y a ellos corresponden las instituciones de participación estatal, descentralizadas o autónomas.Por el ámbito que abarca, la administración mixta puede ser de carácter institucional, nacional y regional, y por la estructura del organismo al que sirve puede ser de tipo descentralizado, autónomo, semioficial, de participación etc.
UNIDAD 3
PLANEACIÓN
Planear implica hacer la elección de las decisiones más adecuadas acerca de lo que se habrá de realizar en el futuro. La planeación establece las bases para determinar el elemento riesgo y minimizarlo. La eficiencia en la ejecución depende en gran parte de una adecuada planeación y los buenos resultados no se logran por si mismos: es necesario planearlos con anterioridad.
Elementos del concepto:
1.- Objetivo: el aspecto fundamental al planear es determinar los resultados deseados.
2.- Cursos alternos de acción: al planear es necesario determinar diversos caminos, formas de acción o estrategias, para conseguir los objetivos.
3.- Elección: la planeación implica la determinación, el análisis y la selección, de la decisión más adecuada.
4.- Futuro: la planeación trata de prever situaciones futuras y de anticipar hechos inciertos, prepararse para contingencias y trazar actividades futuras.
Importancia:
1.- Propicia el desarrollo de la empresa al establecer métodos de utilización racial de los recursos.
2.- Reduce los niveles de incertidumbre que se pueden presentar en el futuro, mas o no los elimina.
3.- Prepara a la empresa para hacer frente a las contingencias que se presenten, con las mayores garantías de éxito.
4. Mantiene una mentalidad futurista teniendo mas visión del porvenir, y un afán de lograr y mejorar las cosas.
5.- Condiciona a la empresa al ambiente que le rodea.
6.- Establece un sistema racional para la toma de decisiones tanto las corazonadas o empirismos.
7.- Reduce al mínimo los riesgos, y aprovecha al máximo las oportunidades.
8.- Las decisiones se basan en hechos y no en emociones.
9.- Al establecer un esquema o modelo de trabajo suministra las bases a través de las cuales operara la empresa.
10.- Promueve la eficiencia al eliminar la improvisación.
Principios:
1.- Factibilidad: lo que se planee debe ser realizable; es inoperante elaborar planes demasiado ambiciosos y optimistas que sean imposibles de lograrse. La planeación debe adaptarse a la realidad y a las condiciones objetivas que actúan en el medio.
2.- Objetividad y cuantificación: Cuando se planea es necesario basarse en datos reales, razonamientos precisos y exactos y nunca en opiniones subjetivas, especulaciones, o cálculos arbitrarios. La planeación será las más confiable en tanto que pueda ser cuantificada, o sea, expresada en tiempo, dinero, cantidades y especificaciones.
3.- Flexibilidad: al elaborar un plan, es conveniente establecer márgenes de holgura que permitan afrontar situaciones imprevistas, y que proporcionen nuevos cursos de acción que se ajusten fácilmente a las condiciones. El no establecer colchones de seguridad, puede ocasionar resultados desastrosos.
4.- Unidad: todos los planes especificaos de la empresa deben integrarse a un plan general, y dirigirse al logro de los propósitos y objetivos generales, de tal manera que sean consistentes en cuanto a su enfoque, y armónicos en cuanto al equilibrio e interrelación que debe existir entre estos.
5.- Del cambio de estrategias: cuando un plan se extiende en relación con el tiempo, será necesario rehacerlo completamente. Esto no quiere decir que se abandonen los proposititos, sino que la empresa tendrá que modificar los cursos de acción y consecuentemente las políticas, programas, procedimientos y presupuestos para lograrlos.
Tipología de la planeación
Los planes son el resultado del proceso de la planeación y puede definirse como diseños o esquemas detallados de lo que habrá de hacerse en el futuro, y las especificaciones necesarias para realizarlos.
1.- Estratégica: establece los lineamientos generales de la planeación, sirviendo de base a los demás planes.
2.- Táctica o funcional: determina planes más específicos, que se refiere a cada uno de los departamentos de la empresa y que se subordina a los planes estratégicos.
3.- Operativa: se rige de acurdo con los lineamientos establecidos por la planeación táctica, y su función consiste en la formulación y asignación de actividades más detallada que deben ejecutar los últimos niveles jerárquicos de la empresa.
Elementos de planeación
Misión: describe la actividad o función básica de producción o servicios que desarrolla la empresa y que es la razón su existencia; expone a lo que se dedica la empresa.
Visión: contesta a la pregunta ¿Qué se desea que se la empresa en un futuro?. Está relacionada a un estado futuro, posible y deseable de la empresa que sirve para que determinen aspiraciones cualitativas y cuantitativas.
Propósitos: Determinan los valores generales de la empresa, se especifican actitudes morales de actuación que guían el comportamiento ético de los integrantes con un sentido pragmático tanto en lo económico como en lo social.
Investigación: La investigación es un proceso que procura obtener información relevante y fidedigna con el fin de explicar, describir y predecir cualquier situación administrativa que afecte o beneficie a la empresa
Premisas: son suposiciones que se deben considerar ante aquellas circunstancia o condiciones futuras que afectaran el curso en que va a desarrollarse el plan. Una premisa es un supuesto acerca de los factores o condiciones futuras, que pueden afectar el desarrollo de un plan.
Objetivo: representan los resultados que la empresa espera obtener; son fines por alcanzar, establecidos cuantitativamente y determinados para realizarse transcurrido un tiempo especifico.
Estrategias: son cursos de acción general o alternativas, que muestran la dirección y el empleo general o alternativas, que muestran la dirección y el empleo general de los recursos y esfuerzos, para lograr los objetivos en las condiciones más ventajosas.
Políticas: son disposiciones del pensamiento administrativo que orientan o regulan la conducta que hay que seguir en la toma de decisiones, acerca de acciones o actividades que se repiten una y otra vez dentro de una organización.
Programas: son un esquema en donde se establecen: la secuencia de actividades especificas que habrán de realizarse ara alcanzar los objetivos, y el tiempo requerido para efectuar cada una de sus partes y todos aquellos eventos involucrados en su consecución.
Presupuestos: es un plan de todas o algunas de las fases de actividad de la empresa expresado en términos económicos, junto con la comprobación subsecuente de las realizaciones de dicho plan. Un presupuesto es un esquema escrito de tipo general y/o especifico, que determina por anticipado, en términos cuantitativos, el origen y asignación de los recursos s de la empresa, para un periodo especifico.
Procedimientos: establecen el orden cronológico y la secuencia de actividades que deben seguirse en la realización de un trabajo repetitivo. Un método detalla la forma exacta de cómo ejecutar una actividad previamente establecida.
Planes: son esquemas resultantes de la planeación, de tal manera que, ya sea todas o cada una de las etapas de la planeación, vertidas por escrito en un formato, son planes.
UNIDAD 4
ORGANIZACIÓN
DEFINICIONES DE 3 AUTORES
· Harold Koontz y Cyrril O’Donnell. Organizar es agrupara las actividades necesarias para alcanzar ciertos objetivos, asignar a cada grupo un administrador con la autoridad necesaria para supervisar y coordinar tato en el sentido horizontal como vertical toda la estructura de la empresa.
· Robert Beckles, Ronald Carmichael y Bernard Sarchet. Estructura de relaciones entre personas, trabajo y recurso.
· Joseph L. Massie. La estructura y asociación por lo cual un grupo operativo de seres humanos asigna las tareas entre los miembros, identifica las relaciones e integra sus actividades hacia objetivos comunes.
DEFINICION QUE PROPONE EL AUTOR
El establecimiento de la estructura necesaria para la sistematización racional de los recursos, mediante la determinación de jerarquías, disposición, correlación y agrupación de actividades, con el fin de poder realizar y simplificar las funciones del grupo social.
LOS PRINCIPIOS DE LA ORGANIZACIÓN
1.- Del objetivo. Todas las actividades establecidas en una organización deben de relacionarse con los objetivos y propósitos de la empresa; al organizar es necesario tener presente que la finalidad primordial de la organización es promover la eficiencia, simplificar el trabajo y no complicarlo.
2.- Especialización. Este principio fue establecido por Adam Smith; afirma que el trabajo de una persona debe limitarse, hasta donde sea posible, a la ejecución de una sola actividad. El trabajo se realizará de forma más eficiente si se subdivide en actividades claramente relacionadas y delimitadas.
3.- Jerarquía. Es necesario establecer centros de autoridad de los que emane la comunicación necesaria para lograr los planes, donde la autoridad y responsabilidad fluyan en una línea clara e ininterrumpida desde el más alto nivel, hasta el más bajo. Este principio establece que la organización es una jerarquía.
4.- Prioridad de autoridad y responsabilidad. A cada grado de responsabilidad, debe corresponder el grado de autoridad necesario para cumplir dicha responsabilidad.
5.- Unidad de mando. Este principio establece que al determinar un centro de autoridad y decisión para cada función debe asignarse un solo jefe, y que los subordinados no deberán reportar a más de un superior, pues al tener dos figuras de autoridad se puede generar confusión e ineficiencia.
6.- Difusión. Para maximizar las ventajas de la organización, las obligaciones de cada puesto que curen responsabilidad y autoridad, deben publicarse y ponerse por escrito a disposición de todos los miembros de la empresa que tengan relación con las mismas; por otro lado, la descripción de labores no debe hacerse tan detallada.
7.- Amplitud. Hay un límite en cuanto al número de subordinados que deben reportar aun ejecutivo, de tal manera que éste pueda realizar sus funciones eficientemente. Lyndall Urwick menciona que un gerente no debe ejercer autoridad directa a más de cinco o seis subordinados, a fin de asegurar que no esté soobrecargado y tenga la posibilidad de atender otras funciones más importantes.
8.- De la coordinación. Las unidades de una organización siempre deberán mantenerse en equilibrio, es decir, el administrador debe buscar el equilibrio adecuado en todas las funciones de la empresa, ya que cualquier deficiencia puede ocasionar serios problemas. La estructura organizacional debe propiciar armonía y la adecuada organización de los recursos que integran la empresa para cumplir los objetivos generales.
9.- Continuidad. Una vez que se ha establecido, la estructura organizacional requiere mantenerse, mejorarse y ajustarse a las condiciones del medio. Alguien debe tener asignada la responsabilidad de observar la estructura organizacional y sugerir los ajustes y modificaciones necesarios.
IMPORTANCIA DE LA ORGANIZACIÓN
Los fundamentos básicos que determinan la importancia de la organización:
Es de carácter continuo; dado que la empresa y sus recursos están sujetos a cambios constantes, lo que obviamente redunda en la necesidad de efectuar cambios en la organización. Es un medio a través de cual se establece la mejor manera de lograr los objetivos de grupo social. Suministra los métodos para que se puedan desempeñar las actividades eficientemente, con un mínimo de esfuerzos.
Evita la lentitud e ineficacia en las actividades, reduciendo los costos e incrementando la productividad. Reduce o elimina la duplicidad de esfuerzos, al determinar funciones y responsabilidades.
ETAPAS DE LA ORGANIZACIÓN
DIVISIÓN DEL TRABAJO
Consiste en la separación y delimitación de las actividades, con el fin de realizar una función con la mayor precisión, eficiencia y el mínimo esfuerzo, dando lugar a la especialización y perfeccionamiento en el trabajo.
a) Jerarquización: proviene del griego hierares (jerarca), que significa superior y principal en la jerarquía eclesiástica. El termino jerarquía fue empleado originalmente para describe el sistema de gobierno de la iglesia que consta de sacerdotes escalonados en grado. Jerarquía es la disposición de las funciones de una organización por orden de rango, grado o importancia. Los niveles jerárquicos son el conjunto de órganos agrupados de acuerdo con el grado de autoridad y responsabilidad que posean independientemente de la función que realicen.
La jerarquización implica la definición de la estructura de la empresa por medio del establecimiento de centros de autoridad que se relacionen entre si con precisión. Reglas: su observancia es indispensable cuando se jerarquiza:
· Los niveles jerárquicos establecidos dentro de cualquier grupo social deben ser los mínimos e indispensables.
· Se deben definir claramente el tipo de autoridad de cada nivel.
b) Departamentalización: es la división y el agrupamiento de las funciones y actividades en unidades especificas, con base en su similitud.
· Secuencia de la departamentalización: al departa mentalizar es conveniente seguir la siguiente secuencia:
1.- listar todas las funciones de la empresa
2.- Clasificarlas.
3.- Agruparlas según un orden jerárquico
4.- Asignar actividades a cada una de las áreas agrupadas o departamentos.
5.- Especificar las relaciones de autoridad, responsabilidades y obligaciones, entre las funciones y los puestos.
6.- Establecer líneas de comunicación e interrelación, entre los departamentos.
7.- El tamaño, la existencia y el tipo de organización de un departamento deberá relacionarse con el tamaño y las necesidades especificas de la empresa, y de la funciones involucradas.
· Tipos de departamentalización. De acurdo con la situación específica de cada empresa, es posible aplicar diversos tipos de departamentalización; los más usuales son:
1.- Funcional: consiste en agrupar las actividades análogas según su función primordial para lograr la especialización y una mayor eficiencia del personal.
2.- Por productos: se hace con base en un producto o grupo de productos relacionados entre sí.
3.- Geográfica o por territorios: se utiliza principalmente en el área de ventas ya que permite ser un instrumento lógico y eficiente cuando las unidades de la empresa realizan actividades en sectores alejados físicamente.
4.- Clientes: consiste en crear unidades cuyo interés primordial servir a los distintos compradores o clientes.
5.- Por proceso o equipo: al fabricar un producto, el proceso o el equipo que se haya empleado puede servir de base para crear unidades departamentales.
6.- Secuencia: este tipo se utiliza por lo general en niveles intermedios o inferiores; manejando categorías alfabéticamente, por números o asignado cierto valor.
c) Descripción de funciones, actividades y obligaciones: es la definición clara de las labores y actividades que habrán de desarrollarse en cada una de las unidades concretas de trabajo o puestos de los distintos departamentos de la organización.
COORDINACIÓN
Nace de la necesidad de sincronizar y armonizar los esfuerzos para realizar eficientemente una tares. Es el lograr la unidad de esfuerzos, es decir, que las funciones y los resultados se desarrollen e interrelacionen con facilidad, y que se sincronicen. La coordinación es la sincronización de los recursos y los esfuerzos de un grupo social, con el fin de lograr oportunidad, unidad, armonía y rapidez, en el desarrollo y la consecución de los objetivos.
a) Tipología de la organización: se refiere a los distintos tipos sistemas o modelos de estructuras organizacionales que se pueden implantar en un organismo social.
1.- ORGANIZACION LINEAL O MILITAR.
Se caracteriza porque la facultad de tomar decisiones se concentra en una sola persona, quien tiene la responsabilidad básica del mando. La disciplina es fácil de mantener porque los subordinados reportan a un solo jefe. Se le conoce como organización lineal o militar porque, precisamente, se utiliza en instituciones militares y es también aconsejable su aplicación en pequeñas empresas. Se generan algunos problemas como: centralización de autoridad en el supervisor, se depende de un hombre clave, no fomenta la especialización de los empleados, falta de delegación de autoridad a los empleados y se presenta comunicación informal.
2.-ORGANIZACION FUNCIONAL O DE TAYLOR
Esta organización es funcional porque existe especialización por parte de los supervisores, lo cual los hace expertos en un conocimiento especial y esto se conoce como autoridad funcional. Los problemas organizativos pueden ser: la duplicidad de autoridad, violación del principio de la unidad de mando, confusión de las ordenes, fuga de responsabilidades, indisciplina, continuación de la comunicación informal, duplicidad de funciones, conflictos entre autoridades, entre otros.
3.-ORGANIZACION LINEO-FUNCIONAL
En esta se combina los dos tipos de organización anteriores, de ahí su nombre y aprovecha: de la organización lineal, la autoridad y la responsabilidad que se trasmite a través de un solo jefe para cada función en especial; de la funcional, la especialización de cada actividad en una función. Este tipo de organización es la que más se aplica en la actualidad por ser la que ofrece más ventajas.
4.-ORGANIZACION ESTAF
Surge como consecuencia de las grandes empresas y el avance de la tecnología, lo que origina la necesidad de contar con ayuda en el manejo de detalles, y de contar con especialistas capases de proporcionar información experta y de accesoria a los departamentos de línea.
Este tipo de organización no disfruta de autoridad de línea o poder para imponer sus decisiones. Por lo general este tipo de organización no se da por si sola, sino que existe combinado con los tipos de organización anteriormente mencionados y, por lo general, en empresas de mediana y gran magnitud.
Ventajas:
a) Lograr que los conocimientos expertos influyan sobre la manera de resolver los problemas de dirección.
b) Hacer posible el principio de la responsabilidad y la autoridad indivisible, y al mismo tiempo permite la especialización del estaf.
Desventajas:
a) Si lo deberes y responsabilidades de la accesoria no se delimitan claramente por medio de cuadros y manuales, puede producirse una confusión considerable en toda la organización.
b) Puede ser ineficaz por la falta de autoridad para realizar sus funciones, o por falta de respaldo inteligente en la aplicación de reconocimientos.
ORGANIZACION POR COMITES
Este tipo de organigrama consiste en la asignar los diversos asuntos administrativos a un cuerpo de personas que se reúnen y se comprometen para discutir y decidir en común los problemas que se les encomiendan. Al igual que el anterior tipo de organización por comités generalmente se da en combinación con otros tipos.
Clasificación
Los comités más usuales son:
a) Directivo. Representa a los accionistas de una empresa que se encargan de deliberar y resolver los asuntos que surgen en la misma.
b) Ejecutivo. Es nombrado por el comité directivo, para que ejecute los acuerdos que ellos toman.
c) De vigilancia. Personas de confianza que se encargan de inspeccionar las labores de los empleados de la empresa.
d) Consultivo. Integrado por especialistas, que por sus conocimientos o estudios, emiten dictámenes sobre asuntos que les son consultados.
Ventajas:
a) Las soluciones son mas objetivas, ya que representan la conjunción de varios criterios.
b) Se comparte la responsabilidad entre todos lo que integran el comité.
c) Permite que las ideas se fundamenten y se critiquen.
Desventajas:
a) las decisiones son lentas, ya que las deliberaciones son tardías.
b) Una vez constituido un comité, es difícil disolverlo.
c) En ocasiones los gerentes se desligan de su responsabilidad.
6.-ORGANIZACION MATRICIAL
También se le conoce como organización de matriz, de perilla, de proyecto o administración de producto. Consiste en combinar la departamentalización por proyecto con la de funciones; de esta manera, existe un gerente funcional a cargo de las labores inherentes al departamento, con una sobreposición de un gerente de proyecto. Se distingue de otros tipos de organización en que se abandona el principio de la unidad mando a favor del sistema de mando múltiple o de “dos jefes”.
El sistema de mando múltiple requiere de una estructura administrativa sólida y de mecanismos especiales de apoyo basados en la modificación a los esquemas tradicionales de comportamiento organizacional. La organización matriarcal surge como una respuesta al crecimiento de las organizaciones; los especialistas reportan al jefe de proyecto para el desarrollo del proyecto y al jefe funcional para las labores inherentes a su departamento, por lo tanto, la autoridad, responsabilidad y el poder están balanceados y compartidos entre los dos jefes.
Ventajas:
a) Coordina la satisfacción de necesidades para mejorar el producto, como para satisfacer el programa y presupuestos requeridos por el gerente del departamento.
b) Propicia una comunicación interdepartamental sobre las funciones y los productos.
c) Permite que las personas puedan cambiar de una tarea a otra, cuando sea necesario.
d) Favorece el intercambio de experiencia entre especialistas para lograr una mejor calidad técnica.
Desventajas:
a) Existe confusión acerca de quién depende de quién, lo cual puede originar fuga de responsabilidades y falta de delimitación de la autoridad.
b) Da lugar a una lucha de poder, tanto del gerente funcional como del gerente de producto.
c) Funciona a través de muchas reuniones lo que supone pérdidas de tiempo.
d) El personal puede sentir que su jefe inmediato no aprecia directamente su experiencia y capacidad.
e) Se puede presenta resistencia al cambio por parte del personal.
UNIDAD 5
DIRECCION
La ejecución de los planes de acuerdo con la estructura organizacional, mediante la guía de los esfuerzos del grupo social a raves de la motivación, la comunicación y la supervisión.
Elementos del concepto
Si se observan las anteriores definiciones, es posible determinar sus componentes comúnes:
1.- Ejecución de los planes de acuerdo con la estructura organizacional.
2.- Motivación
3.- Guía o conducción de los esfuerzos de los subordinados.
4.- Comunicación
5.- Supervisión
6.- Alcanzar las metas de la organización
Importancia
La dirección es trascendental porque:
1.- Pone en marcha todos los lineamientos establecidos durante la planeación y la organización.
2.- A través de ella se logran las formas de conducta más deseables en los miembros de la estructura organizacional.
3.- La dirección eficiente es determinante en la moral en los empleados y, consecuentemente, en la productividad.
4.- Su calidad se refleja en el logro de los objetivos, la implementación de métodos de organización, y en la eficacia de los sistemas de control.
5.- A través de ella se establece la comunicación necesaria para que la organización funcione.
Principios
1.- De la armonía del objetivo o coordinación de intereses. La dirección será eficiente en tanto se encamine al logro de los objetivos generales de la empresa, as como ´los objetivos individuales e intereses personales.
2.- Impersonalidad de mando. La autoridad y su ejercicio (de mando) surgen como una necesidad de la organización para obtener ciertos resultados. Es importante impersonalizar las órdenes y no involucrar situaciones personales.
3.- De la supervisión directa. Se refiere al apoyo y comunicación que debe proporcionar el dirigente a sus subordinados para que los planes se realicen con mayor facilidad.
4.- De la vía jerárquica. Menciona la importancia de respetar los canales de comunicación de tal forma que al emitirse una orden sea transmitida a través de los niveles jerárquicos.
5.- De la resolución de conflictos. Indica la necesidad de resolver los problemas que surjan durante la gestión administrativa a partir del momento en que aparezcan, ya que de lo contrario puede generar mayores problemas.
6.- Aprovechamiento del conflicto. Analizar los conflictos y aprovechar mediante el establecimiento de opciones distintas a las que aparentemente puedan existir.
Etapas de la dirección
Toma de decisiones. Una decisión es la elección de un curso de acción entre varias alternativas
Al tomar decisiones es necesario:
1.- Definir el problema. Para tomar una decisión es básico definir el problema que hay que resolver y no confundirlo con los colaterales.
2.- Analizar un problema. Una vez determinado el problema es necesario desglosar sus componentes así como los componentes del sistema en que se desarrolla a fin de poder determinar posibles alternativas de solución.
3.- Evaluar las alternativas. Consiste en determinar el mayor número posible de alternativas de solución, estudiar las ventajas y desventajas que implican así como la factibilidad de cada una de ellas.
4.- Elegir entre alternativas. Una vez evaluadas las diversas alternativas, elegir la más idónea para las necesidades del sistema.
5.- Aplicar la decisión. Consiste en poner en práctica la decisión elegida, por lo que se debe contar con un plan para el desarrollo de la misma.
Integración. Se refiere a allegarse de los recursos necesarios poner en marcha lo planeado y organizado.
Reglas.
1.- El hombre adecuado para el puesto adecuado. Los hombres que desarrollan cualquier función dentro de un organismo social deben reunir los requisitos para desempeñarla adecuadamente.
2.- De la provisión de elementos necesarios. A cada miembro de la empresa debe proporcionársele los elementos necesarios para hacer frente eficientemente a las necesidades de su puesto.
3.- De la importancia de la introducción adecuada.
Motivación
En su acepción mas sencilla motivar significa “mover”, conducir, impulsar a la acción. La motivación es la labor más importante de la dirección, a la vez que la más compleja, pues a través de ella se logra la ejecución del trabajo tendiente a la obtención de los objetivos, de acuerdo a los estándares o patrones esperados.
Múltiples son las teorías que existen en relación con la motivación, pero todas pueden agruparse en dos grandes tendencias:
Teoría del contenido
Estas tratan de explicar lo que impulsa la conducta; también son conocidas como teorías de explicación interna; explican la conducta con base en proceso internos.
Esta teoría abarca tres corrientes:
* Jerarquía de necesidades, de Maslow.
Establece que la naturaleza humana posee, en orden de predominio, cuatro necesidades básicas y una de crecimiento que le son inherentes: básicas, (fisiológicas, de seguridad, amor o pertenencia, de estimación) y crecimiento (realización personal).
Teoría de motivación e higiene, de Herzberg.
Propone dos niveles de las necesidades, factores de higiene o mantenimiento y motivadores.
Motivación de grupo.
Diversos autores establecen que, para motivar a un grupo, es necesario considerar ciertos factores como espíritu de equipo, identificación con objetivos de la empresa, practicar la administración por participación, establecimiento de relaciones humanas adecuadas y eliminación de prácticas no motivadoras.
Teoría del aprendizaje o del enfoque externo
Llamadas también de aprendizaje o de la modificación de la conducta organizacional, parten del supuesto de que la conducta observable en las organizaciones, así como sus consecuencias, son la clave para explicar la motivación; relacionan los efectos que ejerce el ambiente sobre la conducta de los individuos.
Comunicación
La comunicación es un aspecto clave en el proceso de dirección: la comunicación puede ser definida como el proceso a través del cual se transmite y recibe información en un grupo social.
La comunicación consta de tres elementos básicos emisor, trasmisor y receptor; cualquier minima falla en esta red de comunicación implica la desvirtualización de la información ya sea formal fluye a través de canales organizacionales e informal surge de los grupos informales de la organización.
Estos tipos de comunicación a su vez pueden ser:
Vertical, h
orizontal, v
erbal y e
scrita.
Requisitos de la comunicación efectiva
Una buena comunicación implica la existencia de los siguientes requisitos:
Claridad e
Integridad
Aprovechamiento de la organización informal
Equilibrio
Moderación
Difusión
Evaluación
Autoridad
La autoridad es la facultad de que esta investida una persona, dentro de una organización, para dar ordenes y exigir que sean cumplidas por sus subordinados, para la realización de aquellas acciones que quien las dicta considera apropiadas para el logro de los objetivos del grupo.
Es el derecho de mandar y hacerse obedecer sus elementos son el mando y la delegación.
Los tipos de autoridad:
Formal, t
écnica o estaf, p
ersonal.
Delegación
Es la delegación donde se manifiesta claramente la esencia de la dirección y el ejercicio de la autoridad ya que si administrar es hacer a través de otros, la delegación es la concesión de autoridad y responsabilidad para actuar.
Requisitos necesarios
- Delimitar claramente la autoridad y responsabilidad, delegada preferentemente por escrito.
- Especificar alarmante, metas y objetivos de la función delegada
- Capacitar al personal en quien se va a delegar
- Establecer estándares de actuación
- Convenir sobre las áreas de no delegación
- El directivo deberá mostrar interés en el departamento del empleado
- Reconocer el buen desempeño
Mando
El ejercicio de autoridad o mando, asume dos formas ordenes e instrucciones; las ordenes es el ejercicio de autoridad de un supervisor hacia un subordinado.
Instrucciones son las normas que habrán de observarse en situaciones de carácter repetitivo.
Liderazgo- supervisión
La supervisión consiste en vigilar y guiar a los subordinados de tal forma que las actividades se realicen adecuadamente.
Este termino se aplica por lo general a niveles jerárquicos inferiores, aunque todo administrador, en mayor o menor grado, lleva acabo esta función, por esto de acuerdo con el personal criterio de los autores, se considerara la supervisión, el liderazgo y los estilos gerenciales, como sinónimos, aunque referidos a diversos niveles jerárquicos.
Administración 1,9 gerencia sociable
Consideración hacia las necesidades de la gente por tener relaciones satisfactorias.
Administración 9,9 gerencia democrática
La consumación del trabajo se logra por medio de la entrega hacia el mismo de la gente
Administración 5,5 gerencia equilibrada
Se logra un desempeño adecuado de la organización balanceando las necesidades
Administración 9,1 gerencia autoritaria
Eficiencia en el trabajo resulta al mantener los factores humanos a un nivel que interfieran lo menos en el proceso
Administración 1,1 gerencia mediocre
El mínimo esfuerzo para el trabajo requerido es suficiente para mantenerse como miembro de la organización
UNIDAD
6 CONTROL
El control es una serie de procedimientos complicados que se utilizan para corregir defectos o desviaciones en la ejecución de los planes, una vez que han sucedido.. el control bien aplicado es dinámico, promueve las potencialidades de los individuos, ya que sirve para medir la temperatura presente y futura de la actuación de todos los recursos de la empresa, siendo su principal propósito, prever y corregir errores, y no simplemente registrarlos.
El control es la evaluación y medición de la ejecución de los planes, con el fin de detectar y prever desviaciones, para establecer las medidas correctivas necesarias.
Elementos del concepto
1.- Relación con lo planeado: El control siempre existe para verificar el logro de los objetivos que se establecen en la planeación.
2.- Medición: Para controlar es imprescindible medir y cuantificar los resultados.
3.- Detectar desviaciones: Una de las funciones inherentes al control es descubrir las diferencias que se presentan entre la ejecución y la planeación.
4.- Establecer medidas correctivas: El objeto del control es prever y corregir los errores.
Importancia
El control es de vital importancia dado que:
1.- Establece medidas para corregir las actividades, de tal forma que se alcancen los planes exitosamente.
2.- Se aplica a todo: a las cosas, a las personas y a los actos.
3.- Determina y analiza rápidamente las causas que pueden originar desviaciones, para que no se vuelvan a presentar en el futuro.
4.- Localiza a los sectores responsables de la administración, desde el momento en que se establecen medidas correctivas.
5.- Proporciona información acerca de la situación de la ejecución de los planes, sirviendo como fundamente al reiniciarse el proceso de planeación.
6.- Reduce costos y ahorra tiempo al evitar errores.
7.- Su aplicación incide directamente en la racionalización de la administración y consecuentemente, en el logro de la productividad de todos los recursos de la empresa.
Principios
Equilibrio: a cada grupo de delegación conferido debe proporcionarse el grado de control correspondiente. De la misma manera que la autoridad se delega y la responsabilidad se comparte, al delegar autoridad es necesario establecer los mecanismos suficientes para verificar que se está cumpliendo con la responsabilidad conferida, y que la autoridad delegada está siendo debidamente ejercida.
De los estándares u objetivos: se refiere a que el control existe en función de la identificación de los estándares. Ningún control será valido si no se fundamenta en un estándar a seguir.
De la oportunidad: el control, para que sea eficaz, necesita ser oportuno, es decir, debe aplicarse antes de que se efectué el error, de tal manera que sea posible tomar medidas correctivas, con anticipación. Un control, cuando no es oportuno, carece de validez y, obviamente, reduce la consecución de los objetivos al mínimo.
De las desviaciones: todas las variaciones o desviaciones que se presenten en relación con los planes deben será analizadas detalladamente, de tal manera que sea posible conocer las causas que las originaron, a fin de tomar las medidas necesarias para evitarlas en el futuro. Es inútil detectar desviaciones si no se hace el análisis de las mismas y si no se establecen medidas preventivas y correctivas.
Costeabilidad: el establecimiento de un sistema de control debe justificar el costo que este represente en tiempo y dinero, en relación con la ventajas reales que este reporte. Un control solo deberá implantarse si su costo se justifica ante los resultados que se esperan de él.
De excepción: el control debe aplicarse, preferentemente, a las actividades excepcionales y representativas, a fin de reducir costos y tiempo, delimitando adecuadamente cuales funciones estratégicas requieren de control.
De la función controlada: la función controladora por ningún motivo debe comprender a la función controlada, ya que pierde efectividad el control. Este principio es básico, ya que señala que la persona o la función que realiza el control no debe estar involucrada con la actividad a controlar.
Proceso de control
· Identificación del estándar
· Medición de resultados
· Comparación
· Detección de desviaciones
· Corrección
· Retroalimentación
La función del administrador no solamente se concreta a la formulación de planes, sino también implementarlos y revisarlos de manera constante para poder detectar a tiempo todas aquellas variaciones que son generadas por los cambios del medios.
Un estándar puede ser definido como una unidad de media que sirve como modelo, guía o patrón con base en la cual se efectúa el control.
Cuando usamos el control estamos ante una labor que implica verificar que los resultados estén de acuerdo con el plan.
Identificación del Estándar
El administrador identifica el estándar que fue establecido y le va a servir como modelo de comparación para evaluarlo. La identificación de los estándares representa el estado de ejecución deseado en su aplicación.
Medición de resultados.
Consiste en medir la ejecución y los resultados, mediante la aplicación de unidades de medida, que deben definirse de acuerdo con los estándares. Los modelos administrativos, de acuerdo con sus características propias pueden ser cuantitativos si son susceptibles de medirse en unidades numéricas o cualitativos cuando se establecen subjetivamente y los aspectos que se evalúan son referentes a ciertas cualidades.
Para llevar a cabo su función, se vale primordialmente de los sistemas de información, por tanto, la efectividad del proceso de control dependerá directamente de la información recibida, misma que debe ser oportuna, confiable y válida, con unidades de medidas apropiadas y fluidas.
Comparación
Una vez efectuada la medición y obtenida la información será necesario comparar los resultados medidos en relación a los estándares previamente establecidos.
Detección de desviaciones
El resultado de la comparación da la determinación de las desviaciones entre el desempeño real y el estándar, mismas que deberán reportarse inmediatamente.
Corrección
La utilidad concreta y tangible del control esta en la acción correctiva para integrar las desviaciones en relación con los estándares. El tomar una acción correctiva es función de carácter netamente ejecutivo; no obstante, antes de iniciarla es importante reconocer si la desviación es un síntoma o una causa.
Retroalimentación
Es básica en el proceso de control, ya que a través de ésta, la información obtenida se ajusta al sistema administrativo al pasar el tiempo. De la calidad de la información, dependerá el grado y rapidez con que se retroalimenta el sistema.
Implantación de un sistema de control
1.- Contar con objetivos y estándares que sean estables.
2.- Que el personal clave comprenda y este de acuerdo con los controles.
3.- Que los resultados finales de cada actividad se establezcan en relación con los objetivos. Tomar en cuenta un sistema de control por si solo, no contribuye a la eficiencia.
4.- Evaluar la efectividad de los controles:
· Eliminando aquellos que no sirven
· Simplificándolos
· Combinándolos para perfeccionarlos
Características
Puesto que el control es un factor imprescindible para el logro de los objetivos, este debe reunir ciertas características para ser efectivo:
Reflejar la naturaleza de la estructura organizacional
Un sistema de control deberá ajustarse a las necesidades de la empresa y tipo de actividad que desee controlar. Así, una empresa pequeña necesita de un sistema de control distinto al de una grande; los controles que se implanten en el departamento de ventas serán diferentes a los controles del departamento de producción. Los buenos controles deben relacionarse con la estructura organizativa y reflejar su eficacia.
Oportunidad
Un buen sistema de control debe manifestar inmediatamente las desviaciones, siendo lo ideal que las descubran antes de que se produzcan. El control será útil en tanto proporcione información en el momento adecuado.
Accesibilidad
Todo control debe establecer medidas sencillas y fáciles de interpretar para facilitar su aplicación. Es fundamental que los datos o informes de los controles sean accesibles para las personas a las que van a ser dirigidos. Las técnicas muy complicadas en lugar ser útiles, crean confusiones.
Ubicación estratégica
Resulta imposible e incosteable implantar controles para todas las actividades de la empresa, por lo que es necesario establecerlos en ciertas áreas de acuerdo con ciertos criterios de valor estratégico.
Factores que comprenden el control
Cantidad. Se aplica en actividades en las que el volumen es importante.
Tiempo. Se controlan las fechas programadas.
Costo. Es utilizado como un indicador de la eficacia administrativa, ya que por medio de el se determinan las erogaciones de ciertas actividades.
Calidad. Se refiere a las especificaciones que deben reunir un determinado producto o ciertas funciones de la empresa.
EL CONTROL Y SU PERIODICIDAD
Para que el control sea efectivo debe desarrollarse como una unidad y aplicarse en todo tiempo a la empresa, pudiendo así clasificarse en:
Control preliminar. Es aquel que se efectúa antes de realizar las actividades.
Control concurrente. Se ejerce de manera simultánea a la realización de las actividades, como un proceso continuo. Un control es esporádico de nada sirve la consecución de las metas de la organización.
Control posterior. Se aplica después de haber realizad las actividades planeadas. Su objetivo es administrar información para comprar los resultados obtenidos en la relación con lo preestablecido.
CONTROL POR AREAS FUNCIONALES.
Una de las grandes ventajas de los sistemas de control es que permiten en los diferentes niveles y áreas administrativas de la empresa, evaluar las ejecuciones tanto a nivel genérico como a nivel específico a fin de determinar la acción correctiva necesaria.
Control de producción.
La función del control en esta área busca el incremento de la eficiencia, la reducción de costo y la uniformidad y mejora de la calidad del producto.
Control de calidad.
Se utiliza para detectar y eliminar cualquier causa que pueda originar un defecto en el producto. Se refiere a la vigilancia que debe hacerse para comprobar una calidad especifica, tanto en las materias primas como en los productos terminados; establecen limites aceptables de la variación en cuanto a: color, acabado, composición, volumen, dimensión, resistencia y otros aspectos técnicos, mismos que se comparan con las normas fijadas para el producto, con el fin de detectar y eliminar cualquier causa capaz de originar un defecto en el mismo.
Control de inventarios.
Su objetivo primordial es determinar el nivel más económico de inventarios en cuanto a materiales, productos en el proceso y productos terminados.
Un sistema de control de inventarios permite:
a) Disponer de cantidades adecuadas de materias y/o productos para hacer frente a las necesidades de la empresa.
b) Evitar perdidas considerables con las ventas.
c) Evitar perdidas innecesarias por un deterioro u obsolencia, o por exceso de material almacenado.
d) Reducir al mínimo las interrupciones de la producción.
e) Reducir los costos en: materiales ociosos, mantenimiento de inventarios, retrasos en la producción, derechos de almacenaje, depreciación, etc.
Clases de inventarios
1.- Materias primas. Son aquellas que no han sufrido ningún cambio previo al proceso de producción y son utilizadas directamente en el mismo.
2.- Materiales en proceso. Se utilizan en la elaboración del producto y su aspecto ha cambiado por resultado del proceso.
3.- Productos terminados. Son los productos terminados que están listos para su almacenamiento.
4.- Partes de la maquinaria y/o herramientas. No forman parte del producto, pero son piezas fundamentales para el buen funcionamiento de las máquinas.
Control de la producción.
El objetivo fundamental de este control es programar, coordinar e implantar todas medidas tendientes a lograr un optimo rendimiento en las unidades producidas, e indicar el modo, tiempo y lugar más idóneo para lograr las metas de producción, cumpliendo así todas las necesidades del departamento de ventas.
Control de compras
Relacionada con el control de inventarios, esta función verifica el cumplimiento de las actividades tales como:
a) Selección adecuada de los proveedores.
b) Evaluación de la cantidad y calidad especificadas por el departamento solicitante.
c) Control de los pedidos desde el momento de su requisición hasta la llegada del material.
d) Determinación del punto de pedido y de reorden.
e) Comprobación de precios
g) Se refiere a la evaluación de la eficacia de las funciones a través de las cuales se hace llegar el producto al consumidor, es vital importancia para el control de la empresa en general y para la elaboración de estrategias y planes de mercadotecnia
h) La evaluación en toda esta área proporciona fundamentos para:
i) a) Toma de decisiones de la organización en general , al ofrecer información acerca del desenvolvimiento del empresa en el mercado
b) Desarrollo de planes a corto y mediano plazo
c) Evaluación de la efectividad de los vendedores
d) Sirve también para controlar las funciones que están relacionadas con el área de
e) mercadotecnia tales como:
j) * Planeación de producción
* Inventarios
* Compras
* Investigación y desarrollo
* Tráfico
* Innovaciones en plan y equipo
* Finanzas: expansiones, fusiones
* Determinación de las necesidades de efectividad
* Necesidades de planta y recursos humanos
Control de ventas
k)
Los propósitos y presupuestos de ventas son esenciales para el establecimiento del control ya que permite fijar normas de realización sin las cuales seria imposible evaluar las ventas y fijar las cuotas que deben cubrir. La función de este sistema sirve para medir la actuación de la fuerza de ventas en relación con las ventas pronosticadas de tal forma que sea posible detectar las variaciones significativas y adoptar las medidas correctivas adecuadas.
Control de finanzas
l)
Proporciona información acerca de la situación financiera de la empresa y del rendimiento en términos monetarios de los recursos departamentos y actividades que lo integran comprende cuatro áreas:
Control presupuestal:
Los presupuestos se elaboran durante el proceso de planeación sin embargo son también control financiero al permitir comprender los resultados reales con lo presupuestado, un sistema de control presupuestado debe:
m) a) Incluir las principales áreas de la empresa , ventas producción , inventarios compras etc.
b) Coordinar las partes como un todo armonizar entre si los distintos presupuestos
c) Detectar las causas que hayan originados variaciones y tomar las medidas necesarias para evitar que se repitan
d) Servir de guía en la planeación de las operaciones financieras futuras
e) Ser un medio que ayude al dirigente a detectar las áreas de dificultad
Control contable
Ningún empresa por pequeña que sea puede operar con éxito sino cuenta con información verídica oportuna acerca de la situación del negocio y de los resultados obtenidos. El objeto primordial del control contable consiste en identificar las causas de lo ocurrido en las operaciones financieras, para que en esta forma la gerencia adopte decisiones más atinadas para futuras acciones
n) El control contable debe:
o) 1. Proporcionar información veraz y oportuna
2. Ser un instrumento que ayude a detectar las áreas de dificultad
3. Orientar a la gerencia para determinar guías de acción
4. Establecer la responsabilidad de los que intervienen en las operaciones
5. Evitar malos manejos y desfalcos
6. Detectar causas y orígenes y no limitarse al registro de operaciones.
Costos
Su objetivo primordial es determinar el costo real de un producto con base en el cálculo y análisis detallado de cada uno de los elementos que intervienen en su fabricación.
p)
Auditoria
La auditoria contable tiene como función primordialmente dictaminar si la información financiera presenta situaciones de la empresa y si sus resultados son auténticos, esta evaluación se realiza con base en la revisión de exámenes detallados de todos los registros contables de la negociación con el fin de verificar.
Control de recursos humanos
q) Su función es la evaluación de la efectividad en la implementación y ejecución de todos y cada uno de los programas de personal, y del cumplimiento de los objetivos de este departamento se lleva a cabo básicamente a través de la auditoria de recursos humanos.
Auditoria de recursos humanos
r) Es la evaluación sistemática y analítica de todas las funciones operativas del personal, con el fin de corregir deficiencias. La recolección de estos datos se efectúa con base en el análisis n ye interpretación de la información estadística de cada uno.
s) Evaluación de la actuación
t) Mide la efectividad de los miembros de la organización , con base en estándares de actuación que evalúan resultados teniendo en cuenta los factores tal como: rotación ausenticismo, perdidas por desperdicio, quejas de consumidores, reclamaciones de clientes, coeficiente de mano de obra, quejas de subordinados, compañeros y supervisión
u) Evaluación de reclutamiento y de selección
v) Evalúa la efectividad de los programas y procedimientos relativos a esta área mediante el análisis de aspectos como:
w) 1. Efectividad en el procedimiento de selección, eficiencia del personal y su integración a los objetivos de la empresa
2. Retiros y despidos las causas que los provocan
Evaluación de capacitación y desarrollo
x) Es una de las áreas cuya evaluación es más difícil pero también más necesaria, dicha evaluación puede efectuarse mediante el estudio de ciertos índices:
1. Productividad
2. Desarrollo del personal
Evaluación de la motivación
y) Es uno de los aspectos menos evaluados por su intangibilidad ya que su objetivo es medir la moral del personal se realiza a través de:
1. Encuesta de actitud
2. Estudios de ausenticismo, retardo y rotación
3. Frecuencia de conflictos
4. Buzón de quejas y sugerencias
5. Productividad
z) 1. Estudios de salarios de la empresa en relación equitativos con encuestas regionales de salarios
2. Estudios de incentivos promedio en relación con la productividad
3. Conflictos salariales
4. Evaluación del puesto
1. Índice de accidentes
2. Participación del personal en los programas de servicio y prestaciones
3. Análisis de ausentismo
4. Sugerencias y quejas}estudias de fatiga
Son las herramientas de las que se auxilia el administrador par llevar a cabo el proceso de control
Comprende todos aquellos medios a través de los cuales el administrador se llega a los datos e informes relativos al funcionamiento de todas y cada una de las actividades de la organización.
Los sistemas de información que pueden utilizar una empresa son múltiples y variables y deben de establecerse de acuerdo con las particularidades de cada empresa.
1. Informes de control que se utilizan para control directo de las operaciones
2. Reportes de información que presenta datos más extensos a fin de la gerencia pueda formular planes.
aa)
En términos generales, al diseñar, elaborar y presentar informes, es conveniente tomar encuentra las siguientes consideraciones:
1. Unidad de tema
2. Concentración sobre las excepciones
3. Claridad y concisión
4. Complementarse con presentaciones gráficas y audiovisual
5. Equilibrio entre uniformidad y la variabilidad
6. Frecuencia de los reportes
7. Evaluación de la información
bb) Las formas impresas son elementos indispensables para la trasmisión y registro de datos relativos a las actividades que se desarrollan en cada departamento ; existe multitud de formas que se utilizan en la empresa que van desde la tarjeta de control de asistencia hasta una póliza de contabilidad.
cc)
Se refiere a la aplicación de los principios de control a todo el funcionamiento de la organización; sus propósitos básicos son:
dd) 1. La obtención de la información correcta y segura
2. La protección de los activos de la empresa
3. La promoción de la eficacia en la operación
